Invoice: o que é, como funciona e quem deve emitir? Entenda

Qualquer pessoa jurídica que tenha relações comerciais com empresas estrangeiras teve dificuldades com a burocracia. Porém, é importante entender que empresários que possuem clientes no exterior também precisam estar em dia com a Receita Federal e regularizar tudo ao prestar serviços de exportação e importação de mercadorias.

Assim como a nota fiscal no Brasil, um invoice é um comprovante fiscal. Ou seja, ele funciona como uma fatura de pagamento que comprova uma operação comercial internacional — seja de produtos ou de serviços. Neste post, você entenderá como funciona e quais informações um invoice deve trazer. Confira!

Invoice: o que é?

O documento invoice (também chamado de commercial invoice ou invoice internacional) é o registro formal da cobrança em transações entre empresas no Brasil e clientes em outros países. Ele vale como fatura e confirma os termos do que foi vendido ou do serviço prestado, com valores, moeda, prazos e condições combinadas.

Apesar da importância, o invoice não substitui os documentos fiscais brasileiros usados para reconhecimento de receita e apuração de tributos (por exemplo, NFS-e, NFC-e e NF-e). Ele organiza a relação internacional; já a nota fiscal brasileira cumpre exigências perante o fisco no Brasil. Ou seja, em operações com o exterior, emite-se o invoice para o cliente lá fora e, no Brasil, a nota fiscal correspondente conforme as regras do seu município/estado.

Como funciona a invoice?

O invoice é emitido por quem vende o produto ou presta o serviço (exportador/prestador) para formalizar a transação para o comprador no exterior e acompanhar demais documentos de comércio exterior. Aliás, ele exige informações completas de vendedor e comprador, descrição do produto/serviço, valores, moeda, condições de pagamento e entrega.

Nem toda operação internacional exige invoice por lei, porém o mercado recomenda emitir sempre, pois o documento organiza a negociação e ajuda em auditorias bancárias e aduaneiras — e quanto maior for o valor, maior a chance de fiscalização.

Comumente, operações acima de US$ 3 mil têm emissão obrigatória; abaixo disso, a emissão é opcional, embora recomendada para transparência e registro. Para reforçar a segurança operacional, mantenha contrato com o cliente no exterior detalhando escopo, prazos, valores, termos de pagamento e, quando for o caso, condições de entrega (Incoterms) e documentos cambiais pertinentes.

Quando emitir a invoice?

O invoice é necessário quando há uma operação comercial internacional: exportação de produtos, exportação de serviços, importações com pagamento ao fornecedor estrangeiro, entre outros. Ou seja, o documento costuma ser redigido no idioma do cliente (ou em inglês) e impresso em múltiplas vias iguais para tramitação com banco, contador e contraparte.

Existem situações em que a emissão não é exigida por norma, embora faça sentido mantê-la para fins de controle e prova documental, especialmente quando há recorrência de meios de pagamentos internacionais. Entenda a seguir:

1. Emissão opcional

Em operações de até US$ 3 mil (ou equivalente em outra moeda), a emissão do invoice costuma ser opcional. Ainda assim, manter o documento ajuda a registrar a natureza da operação e evita dúvidas em conferências posteriores com bancos e órgãos fiscalizadores.

2. Emissão obrigatória

Em operações acima de US$ 3 mil, a emissão do invoice é obrigatória para comprovar a transação comercial internacional junto às partes envolvidas (empresa, contraparte, bancos e, quando aplicável, aduana).

Quem deve emitir a invoice?

Quem vende o produto ou presta o serviço emite o invoice. É um documento de cobrança/faturamento que parte do exportador/prestador e segue ao comprador/contratante no exterior. Como procedimentos locais variam, opte por alinhar com a prefeitura do seu município (no caso de NFS-e) e com a sua contabilidade para manter o ciclo fiscal completo.

Como emitir invoice?

Para produzir um invoice que faça sentido com as exigências do mercado internacional, inclua campos padronizados que permitam conferência rápida por bancos, contabilidade e pela contraparte no exterior. Entenda com mais detalhes abaixo:

·        Dados do cliente no exterior (nome/razão social, Tax ID local, endereço);

·        Número do invoice (sequencial), data de emissão e data de vencimento;

·        Descrição do serviço/produto (quantidade, unidade, horas, escopo);

·        Moeda e preços (valor unitário e total);

·        Condições de pagamento (prazo, método: transferência internacional, etc.);

·        Dados bancários para recebimento (banco, IBAN/ABA/SWIFT, titularidade);

·        Condições logísticas quando houver mercadoria (Incoterms, local de entrega);

·        Observações fiscais/contratuais relevantes.

Quais são as taxas cobradas?

Operações internacionais envolvem câmbio. Sobre a conversão de moeda, incide IOF (Imposto sobre Operações Financeiras), com alíquotas que variam conforme o tipo de operação. Em 2025, mudanças recentes aumentaram as remessas de saída do Brasil em vários casos para 3,5%.

Inclusive, ao receber do exterior e converter moeda em reais (fluxo típico de exportação de serviços), a alíquota permanecerá usualmente 0,38% de IOF-câmbio. Confirme com sua instituição financeira a alíquota aplicável ao seu caso, pois regras específicas existem para cada finalidade.

Além do IOF, a tributação no Brasil depende do enquadramento fiscal e do tipo de operação. Exportação de serviços pode ter isenções ou não incidência de tributos como ISS, PIS e COFINS, conforme regras e condições específicas. Sua contabilidade avalia o cenário da empresa e orienta o correto cumprimento das obrigações acessórias.

Diferença entre invoice e nota fiscal

A invoice é um documento comercial que formaliza a cobrança e registra a operação. Equivale a uma fatura e costuma ser usada em transações internacionais e entre empresas. No Brasil, porém, não tem validade fiscal.

A Nota Fiscal, por sua vez, é obrigatória no país e possui validade legal e fiscal, pois ela registra a venda de produtos ou a prestação de serviços e serve de base para a apuração dos impostos devidos pela empresa. Se a sua PME vende para o exterior, opte pelo invoice e acelere recebimentos e a previsibilidade do caixa.

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